Outils

2018 : Les nouveaux défis de la GED

Par  | 

La Gestion Electronique des Documents (GED) est un procédé qui consiste à utiliser un ensemble de solutions informatisées dans l’ultime but de faciliter l’organisation, la recherche et l’exploitation des documents au sein d’une structure. Bien que très avantageux, ce processus n’en demeure pas moins confronté à de nombreux challenges et problématiques, essentiellement en rapport avec ses enjeux. Quels sont donc les principaux défis à relever pour la gestion numérisée des documents en 2018 ?

Un certain essoufflement en 2017

Avant tout, il est nécessaire de comprendre le bien-fondé d’un procédé aussi ambitieux. Si la GED est autant prônée et prisée, c’est en raison des avantages qu’elle offre, qui simplifient le quotidien des entreprises, en augmentant par ricochet leur productivité. La Gestion Electronique des Documents permet de développer une stratégie efficace pour optimiser la gestion des documents (stockage, indexation, partage, archivage, destruction éventuelle…) et inclusivement l’accès à l’information au sein d’une structure.

Cela dit, bien que cette solution dématérialisée se révèle utile voir indispensable aujourd’hui, elle semble afficher quelques insuffisances sur certains points précisément. Sur les derniers mois de 2017 par exemple, les dérives de la GED au niveau de l’adaptation aux règles d’affaires, aggravées par une croissance majeure des volumes à traiter, ont mené à l’essoufflement de nombreux projets.

Avec des solutions finalement très limitées en termes de fonctionnalités, les utilisateurs se sont souvent contentés de rechercher leurs documents au travers de l’explorateur de leur ordinateur. Quant aux solutions plus riches en possibilités, elles se sont justement révélées trop ouvertes, devenant rapidement assez complexes, entre autres en matière d’archivage.

In fine, il est pratiquement devenu impossible d’empêcher la dégradation de la performance des solutions en place, secondaire à la noyade des documents dans des volumes devenus gigantesques. La principale cause incriminée ? Le besoin d’intégration plus large et plus profonde au sein des systèmes des organisations. Mais bien que la GED semble en retard sur son agenda, et n’ait pas su livrer entièrement ce dont les organisations avaient besoin, tout n’est pas perdu !

De nouvelles pratiques à la hauteur des enjeux dans les mois à venir

La gestion électronique des documents se retrouve désormais confrontée à des contraintes comme la performance des infrastructures certes, mais surtout à de nouveaux enjeux légaux. Ces derniers impliquent de ne plus gérer les seuls documents, mais également les données qu’ils contiennent, ainsi que celles détenues indépendamment par les bases de données.

La solution capable de répondre à ces enjeux liés aux volumesréside dans un virage majeur au niveau de l’architecture de la GED. La nouvelle formule, pour être efficace,devrait d’une part scinder les activités pour les traitements et d’autre part, gérer la totalité des fichiers et données en gouvernance au niveau de l’entreprise. Dans ce cadre, de nouvelles mesures et pratiques entreront en vigueur.

L’année 2018 par exemple est celle de la mise en application de nouvelles lois en Europe. Il s’agit entre autres de la MiFID II (une norme apportant des changements profonds sur la transparence des marchés financiers et la défense des investisseurs) et du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Par ailleurs, en 2018, les nouvelles mesures devraient viser à :

  • Gérer, stocker et corréler de très grands volumes de données structurées et non structurées,
  • Offrir les fonctionnalités classiques attendues par une GED,
  • Savoir exploiter les métadonnées comme des données,
  • Pouvoir enrichir dynamiquement les documents d’informations pertinentes
  • Intégrer facilement toute source de données existante et future, et permettre une intégration non perturbatrice avec les systèmes informatiques existants,
  • Proposer un moteur puissant de recherche et d’indexation, puis
  • Assurer un haut niveau de sécurité, notamment par le chiffrement des données.

De plus amples détails concernant les enjeux actuels et les approches de solutions pour améliorer la gestion électronique de documents sont disponibles ici.

Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire Login

Abonnez-vous à notre newsletter

Sur astuceswebmarketing, vous pouvez facilement devenir Membre « Privilégié » et bénéficier des 2 guides:

Abonnez-vous!
Aller à la barre d’outils